Assistant

Aujourd’hui notre client est une Scale Up dans le secteur de l’assurance.
Il recherche un Assistant de Direction & Office Manager F/H dont le rôle est d’anticiper, accompagner et préparer les équipes au développement de la société

Rattaché au DRH, vous jouerez un rôle central dans la vie de bureau au quotidien en vous assurant que tous les collaborateurs évoluent dans un cadre de travail agréable.
Véritable bras droit de la Direction et des collaborateurs, vos principales missions seront les suivantes :

Assistanat :

• Gérer les agendas du Président, des co-fondateurs et des autres membres de la Direction ;
• Organiser et gérer le bon déroulé des réunions et rencontres de la Direction avec les interlocuteurs internes et externes (ex. comités stratégiques avec les investisseurs, comités exécutifs, comités d’audit, etc.) ;
• Organiser et suivre les déplacements professionnels de la Direction.

Gestion des locaux et services généraux :

• Être le garant du bon fonctionnement et de la gestion des bureaux (superviser les missions ci-dessous confiées à l’Assistante dont vous aurez en charge le management)

• Réceptionner et trier la correspondance entrante
• Préparer et envoyer le courrier de la Direction (France et International)
• Vérifier l’approvisionnement des consommables et des fournitures de bureau.

• Gérer la relation et la communication avec le prestataire de service du bureau et s’assurer du bon fonctionnement des bureaux et des services en place ;
• Faire l’interface entre l’équipe logistique et l’équipe IT pour veiller à une bonne coordination des travaux et/ou adaptations nécessaires au sein des bureaux
• Organiser d’éventuels déménagements dans de nouveaux bureaux et gérer les aménagements (ex. organisation, décoration, suivi des prestataires, etc.).

Evènementiel :
- Être garant de l’organisation de l’ensemble des événements internes dont :

• La réunion d’entreprise mensuelle
•  L’afterwork mensuel du bureau de Paris
•  Les événements d’équipe lors de temps forts (ex. diner de Noël)
•  Les séminaires internes

- Aider ponctuellement les équipes marketing à organiser les événements externes (ex. commande de goodies, accueil des invités, envoi des cadeaux de noël, etc.) ;
- Aider la Chief of Staff avec l’organisation d’éventuels évènements pour les investisseurs.
 
Management :

• Gérer et organiser le travail de l’Assistante de Direction.

La société étant en pleine croissance, vos missions seront amenées à évoluer. De nombreux projets passionnants vous attendent !

Profil

Expérience & Qualifications

• Vous avez minimum 7 ans d'expérience en tant qu’Assistant de Direction et/ou Office Manager
• Vous justifiez idéalement d’une expérience professionnelle dans un environnement multiculturel
• Une connaissance du secteur des assurances serait un plus.

Compétences

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais (niveau C1 minimum - communication écrite et verbale)
• Maitrise avancée des logiciels bureautiques et du pack office
• Dynamisme, polyvalence, esprit d’équipe sont des atouts nécessaires pour réussir dans cette fonction
• Avec un grand sens du service et des priorités, vous êtes attentifs à la qualité et vous savez vous adaptez à des publics très variés
• Fortes capacités organisationnelles et rigueur

Etat d'esprit

• Autonome et curieux, vous êtes capable de travailler dans un environnement dynamique et multiculturel
• Excellent joueur d'équipe, vos qualités relationnelles et de communication vous permettent d'être force de proposition et d'interagir avec les parties prenantes internes et externes

A propos de l'entreprise

• Intégrer un projet ambitieux et une entreprise en forte croissance avec de belles opportunités professionnelles à saisir
• La société soutient activement ses collaborateurs dans leur évolution professionnelle (ex. séminaires annuels, formations personnalisées, etc.)
• La société s’efforce à créer un environnement de travail collaboratif et valorise la diversité des profils et la multiculturalité (35 nationalités)
• La société propose des programmes de rémunération compétitifs ; le télétravail est ponctuellement autorisé.
• Rémunération autour de 45/55k€ selon profil